Faktura proforma – co to jest i kiedy ją stosować?

Kliknij tutaj po więcej informacji o tym, czy faktura proforma jest wiążąca.

Każdy kto prowadzi własną firmę, ale też i gros osób dokonujących zakupów w sieci, otrzymał przynajmniej raz fakturę proforma. Nie wszyscy jednakże wiedzą, czym rzeczywiście jest ten dokument i czym różni się on od normalnej faktury.

Czy fakturę proforma ujmuje się w dokumentacji księgowej?

W języku łacińskim pro forma znaczy „prowizorycznie”, dlatego często można spotkać się z określeniem, iż faktura proforma to tymczasowy rachunek sprzedaży. I rzeczywiście, taka faktura nie jest dokumentem księgowym, a więc nie ujmuje się jej w księdze przychodów i rozchodów czy w ewidencji księgowej. Zaleca się natomiast zachować ją w celu dopełnienia dokumentacji transakcji.

Faktura proforma powinna uchodzić raczej za dokument handlowy, który formą zapowiedzi konkretnej oferty. Nie jest potwierdzeniem kupna towaru czy wykonania usługi, zatem zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług nie nie stanowi podłoża do odliczenia wykazanej w niej kwoty podatku VAT. Czy zatem faktura proforma jest wiążąca? Nie, dlatego że dotyczy usługi bądź sprzedaży, która jeszcze nie została sfinalizowana, tym samym warunki transakcji w niej przedstawione mogą w dalszym ciągu podlegać negocjacjom.

Faktura proforma nie zwalnia z obowiązku dostarczenia stosownej faktury VAT

Faktura proforma przypomina z wyglądu oraz posiada analogiczne dane co faktura VAT, a więc:

  • dane stron,
  • miejsce oraz datę jej wystawienia,
  • nazwę towarów czy też usług, będących przedmiotem transakcji (razem z wykazaniem ich jednostek miary, ilości itp.),
  • wartość netto i brutto (zarówno poszczególnych towarów i usług, jak i wartość całości zamówienia) zapisana również słownie,
  • stawka i obliczona z tego tytułu kwota podatku VAT,
  • informacja o kwocie naliczonych zniżek,
  • wskazanie przewidywanej daty dostarczenia towaru bądź realizacji usługi,
  • określenie terminu zapłaty.

Żeby nie było żadnych trudności z rozróżnieniem tego dokumentu od stosownej faktury VAT, generującej następstwa podatkowe, taką fakturę trzeba oznakować dostrzegalnie w tytule określeniem “PRO FORMA”. Trzeba też mieć na uwadze, że ten rodzaj faktury nie zwalnia z obowiązku wydania kontrahentowi wiążącej faktury VAT. Co kluczowe, faktury proforma nie wolno wystawić w przypadku, gdy klient zapłaci w całości za przedmiot transakcji bądź przeleje zaliczkę.